Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah proses kegiatan yang saling berkaitan secara keseluruhan untuk mencapai tujuan organisasi atau badan usaha. Beberapa bentuk badan usaha, di antaranya perusahaan perseorangan, persekutuan firma, persekutuan komanditer, dan

perseroan terbatas (PT). Bentuk-bentuk usaha tersebut digolongkan ke dalam badan usaha swasta. Selain badan usaha swasta, dikenal beberapa bentuk badan usaha lain, yaitu badan usaha milik negara dan koperasi. Masalah manajemen badan usaha jelas akan memengaruhi pemilihan bentuk badan usaha tersebut. Misalnya, Badan Usaha Milik Swasta (BUMS). Jika seseorang atau sekelompok orang merasa memiliki kapasitas untuk memimpin dan mengelola sendiri usaha yang diinginkannya, seharusnya memiliki bentuk usaha perseorangan. Sebaliknya, jika memiliki keterbatasan dalam masalah manajemen, seseorang dapat memilih bentuk badan usaha lain, seperti firma, persekutuan komanditer, atau perseroan terbatas.

Para ahli mengelompokkan fungsi manajemen secara berbeda.

Misalnya, George R. Terry menyatakan fungsi manajemen meliputi Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling (POAC).

Sementara Harold Koontz dan Cyrill O'Donnel menyatakan fungsi manajemen meliputi Planning, Organizing, Staffing, Directing, dan Controlling (POSDC). Beberapa pakar manajemen memasukkan fungsi-fungsi manajemen yang bersifat khusus, seperti staffing, directing, motivating, dan coordinating ke dalam fungsi yang bersifat lebih umum, yaitu leading.

a. Perencanaan (Planning)

Tahap awal dan paling mendasar dari setiap kegiatan adalah perencanaan. Perencanaan adalah proses penentuan tujuan, strategi, dan kebijakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Meren canakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan.

Beberapa kegiatan yang harus diperhatikan dalam perencanaan, di antaranya sebagai berikut.

1)  Menentukan tujuan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan. Berdasarkan tujuan perusahaan atau organisasi, dibuat tujuan untuk bagian-bagian dalam perusahaan yang sejalan atau menunjang tujuan organisasi atau perusahaan.

2) Merumuskan kebijakan dan prosedur. Setelah tujuan ditetapkan, selanjutnya menentukan langkah-langkah yang perlu diambil atau rencana kerja untuk mencapai tujuan tersebut.

3)  Melakukan peninjauan secara berkala. Tujuannya mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi, apakah sesuai dengan rencana atau tidak dan mencari alternatif lain untuk mencapai tujuan perusahaan.

Tujuan yang harus diperhatikan dalam perencanaan antara lain:

1) mengurangi risiko dan perubahan yang mungkin terjadi pada masa yang akan datang;

2)  memfokuskan kegiatan pada sasaran perusahaan yang telah ditetapkan;

3)  menjamin proses pencapaian tujuan dapat terlaksana secara efektif dan efisien;

4) memudahkan pengawasan.

Perencanaan pada tingkatan manajemen organisasi dibedakan dalam tiga jenis perencanaan yaitu sebagai berikut.

1)  Perencanaan strategi dibuat oleh manajemen puncak dengan jangka panjang untuk kurun waktu lebih dari lima tahun yang memperlihatkan tujuan organisasi dalam posisi dengan lingkungan.

2)  Perencanaan taktis dibuat oleh manajemen puncak dan menengah dengan jangka waktu 1 sampai 5 tahun yang didalamnya mengatur sumber-sumber yang akan digunakan untuk menolong organisasi dalam mencapai tujuan strategis.

3)  Perencanaan operasional dibuat oleh manajemen menengah dan bawah untuk jangka waktu kurang dari 1 tahun. Rencana ini sifatnya spesifik dan berwujud yang didalamnya terdapat resiko, akan tetapi biasanya banyak informasi yang masuk ketangan manajer dalam pengambilan keputusan.

b. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian adalah proses pembagian tugas, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi yang berbeda akan melahirkan pengorganisasian yang berbeda pula. Jadi, pengorganisasian berarti menetapkan sistem organisasi yang dianut organisasi tersebut dan mengadakan pembagian kerja agar tujuan dapat direalisasikan dengan mudah. Oleh karena itu, dalam pengorganisasian diperlukan tahapan tahapan sebagai berikut:

1)  penentuan dan penelitian kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan;

2)  pengklasifikasian kegiatan-kegiatan organisasi atau perusahaan;

3) pembagian tugas kepada setiap kelompok yang telah ditentukan sesuai dengan keahliannya.

c. Pengarahan (Directing)

Pengarahan sering disebut juga dengan pengaturan (leading), yaitu proses memotivasi, membimbing, dan mengarahkan karyawan dalam rangka mencapai tujuan. Seorang pemimipin dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk, berinisiatif, serta dapat memberikan stimulus kepada para karyawannya. Berhasil tidaknya tujuan organisasi sangat dipengaruhi oleh efektivitas kepemimpinan, pemberian motivasi, dan pengembangan komunikasi dari atasan kepada bawahan. Motivasi sendiri memiliki pengertian usaha untuk mengefektifkan pekerjaan dengan mencurahkan perhatian, tenaga, dan Pikirannya secara penuh kepada usaha pekerjaan yang disebabkan oleh faktor kebutuhan ekonomi sekaligus merupakan alat dan tujuan untuk mencapai kepuasan. Komunikasi memiliki arti menceritakan, mencapaikan suatu maksud atau tujuan yang berupa gagasan, ide, dan pengaruh sehingga orang lain mengerti akan apa

yang kita inginkan.

Menurut G.R Terry membagi tipe-tipe kepemimipinan dalam organisasi menjadi 6 macam, yaitu sebagai berikut.

1)  Tipe Kepemimpinan Pribadi (Personal Leadership) yaitu segala sesuatu tindakannya dilakukan dengan mengadakan kontak pribadi baik secara lisan atau langsung yang dilakukan oleh pemimpin yang bersangkutan.

2)  Tipe Kepemimpinan Non Pribadi (Non Personal Leadership) yaitu segala suatu kebijaksanaan yang menjalankan perusahaan dilaksanakan melalui bawahannya dengan mempergunakan media non pribadi baik rencana atau perintah.

3)  Tipe Kepemimpinan Otoriter (Autoritorian Leadership) yaitu ia bekerja menurut peraturan yang berlaku secara ketat dan intruksi-intruksi harus ditaati.

4)  Tipe Kepemimpinan Demokratis (Democratic Leadership) yaitu kepemimpinan yang menganggap dirinya bagian dari kelompoknya dan bersama-sama dengan kelompoknya berusaha bertanggungjawab mengenai terlaksananya tujuan bersama.

5) Tipe Kepemimpinan Paternalistis (Paternalistic Leadership) yaitu kepemimpinan yang dicirikan oleh suatu pengaruh yang bersifat kebapakan dalam hubungan pemimpin dan kelompok.

6)  Tipe Kepemimpinan Menurut Bakat (Indogenious Leadership) yaitu kepemimpinan yang timbul kelompok-kelompok organisasi informal yang melahirkan bidang keahlian dimana ia ikut berkecimpung pada organisasi tersebut.

d. Pengawasan (Controlling)

Pengawasan atau disebut juga pengendalian, yaitu fungsi manajemen yang berhubungan dengan prosedur pengukuran hasil kerja terhadap tujuan perusahaan. Dengan kata lain, pengontrolan atau pengendalian adalah  proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan.

Terdapat tiga hal penting dalam pengawasan antara lain:

1) menentukan standar atau tolok ukur prestasi kerja;

2) mengukur hasil kerja dengan standar yang ada;

3) membandingkan prestasi dengan langkah-langkah yang telah ditetapkan;

4) mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memperbaiki hasil kerja yang tidak sesuai dengan standar atau tolok ukur.